Bevezetés

Az Építési Hatósági Irodák részére készítettük el az építési hatósági ügyek számítógépes nyilvántartását, melynek megtervezése és kidolgozása során önkormányzati szakemberekkel folyamatosan konzultáltunk. Rendszerben felhasznált hardver és szoftver környezet az Önkormányzatok más osztályai számára is felhasználható. A DigiKom Kft. vállalja más kapcsolódó nyilvántartórendszer tervezését, kidolgozását és a felhasználói felület megvalósítását.

Az építési hatósági eljárások során számos különböző eljárás, esemény, intézkedés fordul elő, melyeket regisztrálni kell, illetve feljegyzések, határozatok kapcsolódnak hozzájuk. Ezen adatok papíros alapú nyilvántartása nem teszi lehetővé a hatékony, gyors visszakereséseket, a több hatósági ügyre kiterjedő összefüggések egyszerű vizsgálatát és az iratok, határozatok egyszerű reprodukálását. Ennek megfelelően az adatok számítógépen történő nyilvántartása hatékonyabb munkavégzést eredményez.

Céljaink között szerepelt az önkormányzatok rendelkezésre álló számítástechnikai eszközparkjának lehetőség szerinti legjobb kihasználása. Az Építési hatósági nyilvántartó program MS SQL Server, Oracle és MS Access adatbázis kezelővel is használható. További ODBC meghajtóval rendelkező, tranzakciókat támogató adatbáziskezelőhöz is vállaljuk a program illesztését.

Az Önkormányzat számítógépes hálózatát felhasználva az adatbázis bármelyik, a hálózatba bekötött számítógépről a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók számára elérhető, így elkerülhető az adatok duplikált tárolása, különböző számítógépeken egymásnak ellentmondó adatok tárolása. A számítógépes hálózat hiányában egy munkahelyen is üzemeltethető a rendszer.

A hálózatos, többfelhasználós környezetben lehetővé válik az adatbázis különböző részeinek egyidejű módosítása. Azaz valamennyi ügyintéző, felhasználó párhuzamosan használhatja az adatbázist a saját számítógépéről.

A megvalósított adatbázis illetve az ahhoz kapcsolódó felhasználói program nem célozza meg a papíros alapú nyilvántartás megszüntetését. A továbbiakban is a papíros alapú dokumentumok, határozatok képezik a hiteles nyilvántartást. A számítógépes adatbázis és program segíti a papíros alapú nyilvántartás dokumentumainak létrehozását, egységes formátumú előállítását. A számítógépes nyilvántartás emellett gyors, hatékony visszakereséseket biztosít. A tárolt adatok alapján egyszerűen képezhetők több ügyre kiterjedő statisztikák, analízisek (például havi jelentés a kamarai biztos számára).

A tervezés során igyekeztünk olyan rugalmas adatszerkezetet kialakítani, mely könnyen tudja majd követni a szabályozás, törvények módosulását. Az adatbázis tervezése során folyamatosan konzultáltunk Építési Irodán dolgozó szakemberekkel.

Az Építési hatósági ügyek kezelésére kialakított adatbázis adatai más területeken is hasznosíthatók. Például térinformatikai adatbázissal összekapcsolható, a helyrajzi számokon illetve a postai címeken keresztül. Így lehetővé válik az építési hatósági ügyek helyszíneinek térképi megjelenítése. A térinformatika eszközeivel további vizsgálatoknak illetve elemzéseknek vethetjük alá az adatrendszert. Az önkormányzati ingatlan illetve műszaki nyilvántartás is összekapcsolható illetve az Építési hatósági ügyek nyilvántartásának adataira épülhet. A program segítségével az Önkormányzat cím nyilvántartása is kialakítható és vezethető.

A tervezés során az egy vagy több ingatlanhoz kapcsolódó eljárást ügynek neveztük. Egy ügyhöz alapadatok és események kapcsolódnak. Az ügy alapadatainak tekintjük az ügy során nem vagy csak ritkán változó adatokat, mint például az ügyfél vagy ügyfelek adatai, az érintett ingatlan adatai. Egy üggyel kapcsolatos esemény sokféle lehet, például engedély kérelem, határozat, hiánypótlás, fellebbezés stb.

A rendszerben olyan adatokat is nyilván kell tartani, melyek egyik ügyhöz sem kapcsolódnak közvetlenül. Ezeket alapadatoknak nevezzük a továbbiakban. Ilyenek az ügyintézők adatai, a tervezők adatai, utcanév jegyzék, melyekre az ügyek alapadatai illetve az események hivatkoznak.

Logikai vázlat, az egyes adatbázis elemek kapcsolata

Az alapadatok között szerepel az összes a közigazgatási egységhez tartozó ingatlan címe, mely az önkormányzat más irodái számára is hasznos lehet. Például lakcím bejelentés esetén a nem létező címekre történő adatok kiszűrése. Erre a célra egy kisebb önálló programot is készítettünk, mely csak a cím adatok megtekintésére, módosítására a címek közötti keresésre alkalmas.

A nyilvántartásban központi helyet foglal el az esemény napló. Ez kapcsolja össze az egyes ügyekkel kapcsolatos események adatait és az ügy alapadatait. A hatósági munkával kapcsolatos 52 féle eseményt kezel a rendszer, melyek 23 különböző eljárás típushoz kapcsolódhatnak. A felhasználók is bővíthetik a rendszert újabb eseményekkel és eljárásokkal.

Ez egyes ügyekhez fényképek, tervrajzok szkennelt állományai is hozzákapcsolhatók. Így valamennyi információ egy rendszeren belül elérhető.

Az egyes eseményekhez iratminta tartozhat, melyeket a rendszer automatikusan feltölti az adatbázisból és egy központi helyen tárolja őket. A program által elkészített iratokat a felhasználó tovább szerkesztheti az MS Word vagy más RTF állományok módosítására alkalmas szövegszerkesztővel, az egyedi körülményekkel kiegészítheti. A rendszer az egyes eseményekhez tartozó iratokat képes visszakeresni. A borítékok, tértivevények kitöltését egy önálló modul támogatja, mely MS Word programban használható.

A program a Windows operációs rendszerek standard elemeire épül, felhasználói felülete könnyen áttekinthető, kezelése gyorsan elsajátítható azok számára akik már Windows alkalmazásokat használtak (Word, Excel stb.).

A program felhasználói felülete

A számítógépes hálózat és az SQL Server, Oracle vagy ACCESS adatbázis szerver segítségével biztosítható az adatbázis több helyről történő egyidejű elérése. Az adatbázis elérését csak az érvényes jelszóval rendelkező személyek számára engedélyezzük. Így az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést illetve illetéktelen beavatkozást kizárjuk.

Az adatbázisban minden intézkedés mellett megjelenik az adatot bevivő, módosító személy, ügyintéző azonosítója. Ez mint egy elektronikus aláírás funkcionál. Egy adott adatcsoportról mindig el lehet dönteni, hogy ki vitte be illetve ki módosította utoljára. Ez a papíros alapú nyilvántartáshoz képest növeli a biztonságot és egyértelművé teszi a felelősség kérdését.

Az adatbázisban a módosult, megváltozott, érvényüket vesztett adatok nem kerülnek automatikusan törlésre, így módot biztosít az adatbázis az egyes ügyek történeti áttekintésére is.

A következő jogosultsággal rendelkező felhasználói csoportok léteznek a rendszerben.

A rendszer hardver és szoftver alapjai

A rendszer egy kliens/szerver architektúra keretében muködik, mely lehetővé teszi az adatok egyidejű elérését több munkahelyről is. Az adatok osztott elérését az SQL Server/Oracle/ACCESS adatbázis szerver biztosítja, mely a szerver gépen fut.

A rendszerbe integrált munkahelyek (kliensek) IBM PC típusú számítógépek, melyeken Windows 95/98/ME/NT/2000 operációs rendszer fut. Valamennyi munkahelyet hálózatba kell kötni és biztosítani kell a szerver számítógép hálózaton keresztül történő elérését.

A munkahelyekkel szemben támasztott hardver feltételek:

Kliens munkahely

A központi adatbázisban tárolt alfanumerikus adatok lekérdezését és módosítását teszi lehetővé.

Hálózati adatbázis szerver gép

Ezen a gépen fut az Oracle vagy az SQL Server és ezen a gépen kerülnek tárolásra a határozatok, iratok.

A szerver illetve kliens gépeket a számítógépes hálózat kapcsolja össze.

Valamennyi adatbáziskezelő esetén új tábla teret (tablespace), adatbázist hozunk létre az Építési Iroda számára. Ezzel biztonságosan elkülönítjük az Építési Iroda adatait az egyéb adatoktól.